Parabéns, Danielle!

A Danielle trabalha conosco aqui em Brasília e está completando mais um ano de vida. Que seja ainda mais feliz!

Trabalhar duro não é necessariamente trabalhar muito

Trabalho duro é necessário para ser bem sucedido. Mas quem disse que isso singnifica trabalhar mais? O escritor Jeff Haden, em artigo para o site Inc., afirma que, apesar de ser um disseminador do trabalho duro, acredita que mais do que ficar muito tempo no escritório, é importante trabalhar de forma inteligente.

Mas como fazer isso? Confira uma lista de 5 dicas para trabalhar menos sem comprometer a produtividade:

1 – Refaça sua lista de tarefas

Um dos métodos mais efetivos para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho é limitar o número de itens na lista de tarefas. Uma forma de fazer isso é escolher as três mais importantes. “Essas são as maiores e mais difíceis tarefas do seu dia, que você realmente precisa realizar. São as que farão você ficar no escritório além do tempo ou trabalhar depois de jantar se você não terminá-las”, diz ele.

Fazendo-as no começo do seu dia, você não irá se ocupar com outras coisas e perder seu tempo realizando coisas que não são tão importantes quanto essas tarefas. “O resto da sua lista de coisas para fazer pode ser preenchida com tarefas menores que você faria, desde que tenha terminado suas importantes.

Assegure-se de trabalhar nisso antes de passar a fazer coisas menos críticas e você sentirá que seu dia foi muito mais produtivo”, afirma Harden.

2 – Meça seus resultados, não seu tempo

A ideia de trabalhar de forma mais inteligente, em vez de trabalhar por mais tempo, vem do fato de que quanto mais horas são dedicadas ao trabalho, menos é feito. Essa é a principal razão pela qual especialistas procuram formas de trabalhar menos sem perder em produtividade.

Uma forma de fazer isso é ajustar como você mede produtividade. “Se você valoriza a si mesmo pelo que você faz, em vez de em quanto tempo você fez, notará que existe uma diferença em como você vai passar a trabalhar”, diz Harden.

Manter uma lista de coisas que você já fez no dia também é uma boa forma de analisar seus feitos. Se você mantém um registro de tudo que fez em um dia, pode ficar surpreso ao ver como vai ficar mais motivado para fazer trabalhos que realmente importam e se manter focado.

3 – Crie hábitos para começar a trabalhar

“Quando eu não tenho um plano sobre em que trabalhar primeiro, eu tendo a procrastinar e gastar todo meu tempo na manhã. Você pode ter um tempo de procrastinação que não seja o início do dia, mas começar é a parte mais difícil para a maioria das pessoas”, revela Harden.

Uma forma de superar esse problema é criar uma rotina que informa ao seu cérebro e ao seu corpo que é hora de trabalhar. A rotina pode ser algo simples, como seus hábitos matinais ou comprar um café no caminho para o trabalho. “Geralmente eu sento na minha mesa com uma xícara de café e olho meus sites favoritos para checar as novidades. Assim que eu termino o café, eu sei que cheguei no meu limite, esse é meu gatilho para começar”, diz Harden.

4 – Observe no que você mais perde tempo

Reveja seu dia a dia e registre no que você perde tempo. Se existem dificuldades com a produtividade, é tentador mudar sua rotina ou tentar novas soluções antes de descobrir o problema real. “O primeiro passo para se tornar mais produtivo é identificar os pontos onde você mais perde tempo. Comece analisando o que você faz toda manhã para se preparar para um dia de trabalho. Você pode achar que está passando tempo em coisas como escolher sua roupa, coisas que podem ser feitas no dia anterior”, diz Harden.

“Então, continue: veja como você gasta seu tempo durante o dia e procure padrões. Talvez você descubra que está passando tempo demais no Facebook. Ou que o que deveria ser uma conversa rápida no trabalho se torna num bate-papo de mais de 10 minutos”, completa.

5 – Crie hábitos para parar de trabalhar

“Essa dica pode parecer um pouco estranha, mas ajuda bastante. Alguns de nós temos dificuldade para parar de trabalhar”, diz Harden. “É fácil continuar trabalhando por outra hora, ou pegar seu computador depois de jantar e trabalhar até a hora de dormir. A pior coisa sobre esses hábitos é que atrapalham na hora de fazermos nossas tarefas mais importantes, pois nós imaginamos que vamos ter tempo suficiente para realizá-las. Mas não temos”, complementa.

Uma forma de fazer isso é parar enquanto você está indo bem. O escritor cita um outro escritor, o norte-americano Ernest Hemingway: “A melhor maneira é sempre parar quando você está indo bem e sabe o que vai acontecer em seguida. Se você fizer isso todos os dias, nunca ficará preso”. E isso pode ser aplicado a qualquer área de trabalho. Parar no meio de um projeto pode funcionar muito bem. Você já sabe o que foi feito e sabe exatamente o que precisa ser feito em seguida. Assim, estará animado para começar de novo.

Seguindo essas regras simples e básicas, será muito mais fácil trabalhar de maneira produtiva

Fonte: Administradores.

Parabéns, Claiton!

Hoje é aniversário de nosso Gerente de Pós-Vendas e Suporte, Claiton Urzeda. Parabéns para ele!

Bem-vinda, Helena!

Essa pequena da foto é a Helena, novata no mundo, filha da Denise, responsável pelas finanças da Spin e do Alexandre, seu marido.

A Helena nasceu hoje, cheia de saúde e energia para deixar o mundo mais bonito e construir uma bela história. 

A equipe da Spin deseja uma vida excelente para a mocinha!

Procrastinação estruturada: será?

Procrastinar é deixar para fazer depois o que você poderia (ou deveria) fazer agora. Um mal do qual diversas pessoas padecem. Em um mundo veloz e que precisa de soluções, é complicado ficar parado, deixando o que precisa ser feito pra depois. Entretanto, tem gente com perspectivas diferentes por aí.

John Perry é Professor Emérito de Filosofia pela Universidade de Stanford e o escritor do livro The Art of Procrastination. Procrastinador confesso, Perry desenvolveu uma teoria em que considera que procrastinar é um estilo de vida. E, por isso, o costume não é passível de ser superado com facilidade. Mas sua teoria não é fatalista. Ele acredita que é possível ser um realizador, ainda que procrastinador. Basta apenas conseguir gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo.

Definição, segundo o autor:

"Procrastinação estruturada significa moldar a estrutura das tarefas a serem realizadas de uma forma a explorar este fato. A lista de tarefas que temos em mente serão ordenados por importância. Tarefas que parecem mais urgentes e importantes ficam no topo. Mas também existem tarefas que valem a pena ser executadas mais para baixo na lista. Realizar essas tarefas torna-se uma forma de não fazer as tarefas mais acima na lista. Com essa estrutura, o procrastinador torna-se um cidadão útil. De fato, o procrastinador pode até mesmo adquirir, como eu tenho, uma reputação de fazer muita coisa."

Explico: segundo Perry, o modus operandi do procrastinador é tentar reduzir o que precisa fazer para que, tendo menos responsabilidades, consiga realizar ao menos algumas tarefas. O problema é que as tarefas que ficam após essa triagem são provavelmente as mais importantes, deixando-o duas opções: ou realizá-las, ou não fazer nada. Por outro lado, se você tem uma lista com tarefas, mesmo que evite as mais importantes, acabará fazendo várias outras, inclusive, para evitar as mais importantes.

Um furo nessa proposta, que o próprio autor admite, é: "mas e as tarefas mais importantes, quando serão realizadas?".

A questão é escolher tarefas importantes com dois critérios:
- aquelas que parecem ter um deadline claro (mas não têm); e
- aqueles que parecem ser muito importantes (mas não são).

Mais uma vez, o autor admite que há um furo na sua teoria, ainda assim sem jogar a toalha. Afinal, se você precisa escolher tarefas importantes, mas que não são tão importantes assim (e você sabe disso), sua capacidade de auto-engano tem que estar bem exercitada. Segundo ele, isso não é um problema para procrastinadores, mestres na arte do auto-engano.

Será que cola?

Fonte: Structured Procrastination.

Emperrou em uma ideia? Desenhe.

"Quando você usa o desenho para expressar uma ideia, em vez de palavras ou números, você envolve uma parte diferente do cérebro."

É assim que Tim Brown, CEO da IDEO, justifica a ilustração como uma forma de gerar ótimas ideias.

Para desenhar uma ideia com precisão, certas decisões que mesmo a linguagem mais precisa pode ignorar, devem ser tomadas. O resultado de fazer essa série de pequenas decisões? Você é capaz de chegar a novas soluções mais rapidamente.

Para defender sua posição, Brown cita um caso de sucesso de sua empresa, que, ao ser questionada por um de seus clientes - um banco online, ainda no início do negócio - se prédios, caixas eletrônicos e caixa pessoais ainda eram necessários, optou por pedir a pessoas para que "desenhassem seu próprio dinheiro".

Uma mulher desenhou pequenas casas e elementos no estilo do jogo Monopólio. A equipe entendeu que ela é uma pessoa que enxerga dinheiro como segurança de longo prazo. Outra mulher desenhou uma pilha de dinheiro e de objetos, especificando que tem dinheiro para comprar coisas. Essa foi classificada como uma pessoa que entende dinheiro mais em termos de finanças diárias do que em termos de objetivos de longo prazo.

Falar sobre dinheiro pode ser complicado, mas com essa estratégia, a empresa online pôde ter importantes insights sobre seu negócio. E não é apenas com ilustrações que podemos estruturar um pensamento visual. Mapas mentais e gráficos também ajudam. Tudo para ter uma solução melhor pela frente.

Fonte: LinkedIn.

5 fatores que tornam sua vida mais criativa, por John Cleese

John Cleese é um humorista bastante conhecido pelo seu trabalho com o grupo britânico Monty Python, além de uma grande série de filmes. Enquanto criativo, ele tem alguns insights para colaborar com o processo de geração de ideias.

Para ele, assim como para muitos estudiosos do tema, criatividade não é um talento, mas uma forma de operar. Cleese lista 5 fatores na palestra abaixo para melhor direcionar o processo criativo.



1. Espaço
"Você não pode se permitir ser lúdico e, desta forma, criativo se você estiver sob suas pressões habituais."

2. Tempo 
"Criar espaço não é o suficiente. Você deve criar o seu espaço por um período de tempo específico."

3. Tempo 
"Dê a sua mente o maior tempo possível para chegar a algo original."

4. Confiança 
"Nada vai impedi-lo de ser criativo de forma tão eficaz como o medo de cometer um erro."

5. Humor 
"O principal significado evolutivo de humor é nos levar de um modo fechado para um modo aberto mais rápido do que qualquer outra coisa."

Fonte: Brainpickings.

Parabéns, Fernando!

Fernando é nosso engenheiro da equipe do escritório de São Paulo. Parabéns para ele!

5 passos para melhores decisões

Uma empresa é a soma das decisões que ela toma ao longo do tempo. Empresas focadas em decisões tendem a melhorar sua performance, melhorando sua capacidade de decisão e de realização. É o que afirma a equipe que estruturou o livro Decide & Deliver: 5 Steps to Breakthrough Performance in Your Organization, pela Harvard Business Review Press.

10 anos de pesquisa com mais de 1.000 empresas resultam em simplificações que prometem melhorar os sistemas de decisão empresarial.

Segundo os autores, uma boa decisão envolve qualidade, velocidade, rendimento e esforço. Também deve estar focada no que precisa ser realizado, em quem (os envolvidos e seus papéis), como tomar a decisão e quando (prazos).

Entretanto, uma empresa é mais complicada que um sistema de soluções e envolve decisões críticas. Essas precisam ter como base os papéis de cada integrante da equipe e a estrutura da mesma, os processos da empresa e informação que circula por ela, pessoas e performances, assim como clareza e alinhamento. Liderança e cultura organizacional envolvem essa complexa reunião de elementos, contribuindo para o fomento de melhores decisões.

Há um passo-a-passo de 5 etapas que resume o caminho de uma empresa até as desejadas decisões.

1 - Avalie as capacidades de sua organização.
Verifique em que situação está sua empresa. Ela decide rapidamente? Qual a qualidade de suas decisões? Há muito ou pouco esforço envolvido? São claros os papéis que os indivíduos devem desempenhar nas decisões críticas? Pessoas com poder de decisão têm as habilidades e experiência que precisam? Nossos objetivos e incentivos inspiram boas e rápidas tomadas de decisão e realizações?

2 - Mantenha o foco nas decisões-chave.
São diversas as decisões necessárias para manter uma organização de pé. Entretanto, algumas são mais essenciais que outras. Identificar quais é a questão. Decide & Deliver sugere que seja criada uma "arquitetura da decisão":
- estime o valor envolvido em cada decisão (não se esqueça de multiplicar decisões cotidianas pela quantidade de vezes em que precisam ser tomadas);
- estabeleça o nível de atenção gerencial exigido.

Assim, é possível identificar que elementos da organização estão impedindo a empresa de seguir em frente.

3 - Faça decisões funcionarem.
Esse processo envolve diretamente o "o quê, quem, como e onde" mencionado acima. Ou seja, qual é realmente o problema a ser resolvido, quem são as pessoas envolvidas e o que cabe a cada uma em meio ao processo, como a decisão será tomada (voto, diretoria, consenso etc.) e quando (um calendário é essencial a toda decisão).

4 - Construa uma organização.
Obter decisões nos mais diversos níveis de uma empresa demanda que funcionários tenham autonomia para decidir. Todos os elementos de uma empresa devem colaborar para a tomada de decisões e a execução de tarefas. A imagem abaixo é ótima para ilustrar como a organização por colaborar para deixar a estrutura de uma empresa mais receptiva às decisões em vários níveis (clique na imagem para vê-la maior).

O resumo desta questão é: colocamos as melhores pessoas nos trabalhos onde eles possam ter maior impacto nas decisões?

5 - Incorpore capacidades de decisão.
Esse ponto é o último, mas precisa ser pensado desde o começo: determinar que líderes irão encabeçar o esforço em torno de decisões e qual é o plano para engajar o restante da organização. A equipe do Decide & Deliver descobriu que empresas de sucesso constroem bases para decisões eficazes ao mapear metas ambiciosas e envolver líderes influentes desde o início.

Mas, nesta etapa, há alguns pontos a serem considerados:
- Não comece nada que você não esteja preparado para terminar.
- Aplique as ferramentas desenvolvidas a decisões difíceis, não apenas às fáceis.
- Não se submeta a problemas pessoais: algumas pessoas precisarão mudar para que a empresa cresça.
- Corte a burocracia, não a aumente: são as grandes decisões que importam, não torne tudo parte de um processo decisório complexo.

Em uma grande empresa, o processo de mudança pode levar meses para emplacar. Mas, quando a organização entra em sintonia, aprende a decidir e entregar, o efeito é dramático. As coisas são feitas. O desempenho financeiro melhora. As pessoas são motivadas a vir trabalhar, porque sabem que a sua energia vai se traduzir em ações decisivas.

Aqui há um artigo dos autores sobre o livro.

Parabéns, Carlos!

Carlos Calabrez é mais um integrante de nossa equipe do escritório de São Paulo que completa mais um ano em março. Tenha um ótimo dia, Carlos!